1. Quiénes somos
| Razón social | QUARTZ S.A.S. |
| RUC | [ ] |
| Domicilio legal | [dirección completa], Quito, Ecuador |
| Teléfono | [ ] |
| Correo electrónico | hello@quartz-solution.com |
| Marca comercial | dIAloga |
| Canal de privacidad y ejercicio de derechos | hello@quartz-solution.com |
2. En qué calidad tratamos sus datos
Esta es la parte más importante de esta política, porque determina a quién debe usted dirigirse para ejercer sus derechos.
2.1. Cuando somos ENCARGADOS del tratamiento (art. 34 LOPDP)
La Plataforma dIAloga es un servicio de software que nuestros clientes —empresas, estudios jurídicos, abogados— utilizan para gestionar sus propios conflictos. Esos clientes deciden qué datos cargan, sobre quién y para qué. Nosotros los procesamos por cuenta y bajo instrucciones del cliente, sin usarlos para finalidades propias.
Esto abarca, entre otros: los datos de las partes del conflicto, de sus representantes, del expediente, de las comunicaciones sostenidas dentro del proceso y de los documentos generados.
En este supuesto, el responsable del tratamiento es el cliente, no QUARTZ. El acceso de QUARTZ a estos datos no constituye transferencia ni comunicación de datos (art. 34, inciso primero, LOPDP).
Si usted es parte de un conflicto gestionado a través de dIAloga y desea ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, suspensión o portabilidad, debe dirigirse a la empresa o al profesional que inició el proceso. Si no sabe quién es, escríbanos a hello@quartz-solution.com y se lo indicaremos dentro de diez (10) días término, además de trasladar su solicitud al responsable.
2.2. Cuando somos RESPONSABLES del tratamiento
QUARTZ decide sobre la finalidad y los medios —y por tanto es responsable del tratamiento— respecto de:
- Datos de registro y administración de cuentas de usuario;
- Datos de facturación, cobro y cumplimiento tributario;
- Datos de contacto de prospectos y comunicaciones comerciales;
- Registros técnicos, de auditoría y de seguridad (logs, direcciones IP, trazas de acceso);
- Datos de soporte técnico;
- Datos de navegación del sitio web (ver sección 10).
2.3. Cuando el tratamiento es de un tercero
Los Centros de Mediación y los Mediadores que intervienen en el proceso son responsables autónomos del tratamiento respecto de la información que reciben para el ejercicio de sus competencias legales bajo la Ley de Arbitraje y Mediación. QUARTZ no responde por el tratamiento que ellos realicen.
3. Qué datos tratamos
3.1. Como responsable
- Identificación y contacto: nombres, apellidos, cédula o RUC, correo electrónico, teléfono, cargo, empresa.
- Facturación: datos fiscales, historial de pagos, medio de pago (no almacenamos números completos de tarjeta; el procesamiento lo realiza la pasarela de pago).
- Técnicos: dirección IP, identificador de dispositivo, navegador, fecha y hora de acceso, acciones realizadas en la Plataforma.
- Soporte: contenido de las consultas que usted nos envía.
3.2. Como encargado, por cuenta de nuestros clientes
- Identificación y contacto de las partes del conflicto y sus representantes;
- Información del conflicto: montos, documentos de respaldo, comunicaciones previas;
- Comunicaciones sostenidas dentro de la Plataforma, incluidos mensajes de texto, correos y, cuando la funcionalidad esté activa, transcripciones de llamadas de voz;
- Clasificaciones generadas automáticamente sobre el estilo de comunicación de los intervinientes (ver sección 7);
- Documentos procesales generados (convocatorias, actas, constancias).
3.3. Categorías especiales de datos (arts. 25 y 26 LOPDP)
La naturaleza de los conflictos puede implicar el tratamiento de datos sensibles —en particular datos relativos al pasado judicial— y, en materias de familia, datos de niñas, niños y adolescentes.
Nuestra política es la siguiente:
- La Plataforma no está diseñada ni habilitada para la gestión de conflictos que impliquen datos de salud, datos biométricos, datos genéticos o materias de niñez y adolescencia, salvo habilitación contractual expresa y previa evaluación de impacto.
- Cuando el tratamiento de categorías especiales resulte inevitable, el cliente debe contar con la base habilitante del artículo 26 de la LOPDP y declararlo previamente. QUARTZ aplica en esos casos medidas de seguridad reforzadas: cifrado, seudonimización y control de acceso restringido y trazado.
- La Plataforma no está dirigida a menores de edad. No recabamos deliberadamente datos de niñas, niños o adolescentes como usuarios. Si detectamos que se han cargado sin base habilitante, lo notificamos al cliente y suspendemos el tratamiento.
4. Para qué tratamos sus datos y con qué base legal (art. 7 LOPDP)
| Finalidad | Base de licitud | Calidad de QUARTZ |
|---|---|---|
| Prestar el servicio contratado y gestionar el proceso de negociación o mediación | Ejecución contractual (art. 7.5) — del contrato entre el cliente y QUARTZ | Encargado |
| Crear y administrar la cuenta de usuario | Ejecución contractual (art. 7.5) | Responsable |
| Facturar y cumplir obligaciones tributarias y societarias | Obligación legal (art. 7.2) | Responsable |
| Brindar soporte técnico | Ejecución contractual (art. 7.5) | Responsable |
| Garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir fraude y abuso | Interés legítimo (art. 7.8) | Responsable |
| Enviar comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios | Consentimiento (art. 7.1), revocable en cualquier momento | Responsable |
| Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas | Fuera del ámbito de la LOPDP (art. 2 lit. c) una vez anonimizados | — |
| Atender requerimientos de autoridad administrativa o judicial | Obligación legal / orden judicial (art. 7.2 y 7.3) | Según el caso |
No usamos su información para entrenar modelos de inteligencia artificial. Ver sección 7.3.
5. De dónde obtenemos sus datos
- Directamente de usted, cuando se registra, contrata, nos escribe o participa en un proceso.
- De nuestros clientes, cuando cargan información sobre la contraparte de un conflicto. En este supuesto usted no nos entregó sus datos: los recibimos de un tercero.
- De fuentes de acceso público, únicamente cuando así lo instruya el cliente y bajo su responsabilidad.
Si usted recibió una comunicación nuestra y no sabe por qué: significa que un tercero cargó sus datos en la Plataforma para invitarlo a resolver un conflicto. Conforme al artículo 12 de la LOPDP, tiene derecho a conocer el origen de esos datos, la identidad de quien los aportó y la finalidad del tratamiento. Escríbanos a hello@quartz-solution.com y le responderemos dentro de diez (10) días término. Su participación en el proceso es voluntaria y su negativa no genera consecuencia jurídica alguna en su contra.
6. Con quién compartimos sus datos
6.1. Destinatarios
- Centros de Mediación y Mediadores designados para el caso, en el ejercicio de sus competencias legales.
- La contraparte del conflicto y sus abogados, en la medida necesaria para el desarrollo del proceso.
- Autoridades administrativas y judiciales, cuando exista requerimiento legalmente fundado.
6.2. Subprocesadores (proveedores tecnológicos)
Utilizamos proveedores de infraestructura, comunicaciones e inteligencia artificial que tratan datos por cuenta nuestra bajo contrato escrito, con obligaciones equivalentes a las nuestras.
El listado vigente, con nombre, función, ubicación de procesamiento y garantías aplicables, se publica y mantiene actualizado en [URL de subprocesadores] e integra el Anexo de Tratamiento de Datos Personales. Comunicamos con [treinta (30)] días de anticipación toda incorporación o sustitución de subprocesadores, y el cliente puede objetarla motivadamente.
Categorías actuales de subprocesadores:
| Categoría | Función | Ubicación de procesamiento |
|---|---|---|
| Infraestructura cloud | Alojamiento, cómputo, respaldo | [región] |
| Modelos de lenguaje | Generación de texto y análisis documental | [región] |
| Voz e IVR | Llamadas automatizadas y transcripción | [región] |
| Mensajería | Notificaciones por WhatsApp y correo | [región] |
| Firma electrónica | Suscripción de documentos | [región] |
| Pasarela de pago | Cobro de suscripciones | [región] |
No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios de terceros.
6.3. Transferencias internacionales (arts. 55 a 60 LOPDP)
Parte del procesamiento ocurre en servidores ubicados fuera del Ecuador. Estas transferencias se amparan en:
- Garantías adecuadas (art. 57 LOPDP), instrumentadas mediante cláusulas contractuales vinculantes que obligan al destinatario a un estándar igual o superior al ecuatoriano, garantizan la tutela efectiva del derecho y el derecho a la reparación integral; y/o,
- La necesidad de ejecutar el contrato entre el titular y el responsable (art. 60.4 LOPDP).
Estas transferencias constan registradas en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales conforme al artículo 59 de la LOPDP.
7. Inteligencia artificial, elaboración de perfiles y decisiones automatizadas
Esta sección se incluye porque el artículo 12, numerales 14 y 17, de la LOPDP obliga a informar expresamente sobre valoraciones automatizadas y elaboración de perfiles.
7.1. Qué hace la inteligencia artificial en dIAloga
- Genera borradores de convocatorias, actas, constancias y comunicaciones;
- Sostiene conversaciones escritas o de voz con las partes dentro del proceso;
- Realiza una clasificación del estilo de comunicación de los intervinientes, con el único fin de adaptar el tono y el canal de los mensajes y de decidir si corresponde escalar el caso a una invitación formal de mediación.
Esa clasificación constituye elaboración de perfiles en los términos del artículo 4 de la LOPDP. Se conserva únicamente mientras el expediente esté activo y no se comunica a terceros distintos del responsable del tratamiento.
7.2. Qué NO hace
- No adopta decisiones con efectos jurídicos. El acuerdo, la falta de acuerdo y el archivo dependen de la voluntad de las partes y de la firma del Mediador y del Director del Centro de Mediación.
- No evalúa solvencia crediticia ni genera scoring financiero.
- No adopta decisiones sobre acceso a bienes o servicios.
7.3. Entrenamiento de modelos
No utilizamos el contenido de los expedientes ni los datos personales tratados por cuenta de nuestros clientes para entrenar, reentrenar o ajustar modelos de inteligencia artificial. Nuestros contratos con proveedores de modelos excluyen expresamente esa posibilidad.
Solo empleamos información agregada y anonimizada, sin posibilidad de reidentificación, con fines estadísticos.
7.4. Métricas de desempeño de mediadores
Si usted es mediador y utiliza dIAloga PRO —de forma directa o a través de un Centro de Mediación—, QUARTZ calcula indicadores derivados de su actividad en la Plataforma (volumen de casos, tiempos de gestión, tasa de acuerdo). Respecto de estos indicadores, QUARTZ actúa como responsable del tratamiento, con base en su interés legítimo (art. 7.8 LOPDP) de operar, dimensionar y mejorar el servicio.
- Los indicadores identificados se conservan por un máximo de 24 meses; después se agregan de forma irreversible.
- Las estadísticas comparativas o de benchmarking se elaboran únicamente sobre datos agregados que no permiten identificarle.
- Si el Centro de Mediación al que usted está afiliado accede a indicadores desagregados sobre su desempeño, ese acceso le será informado de forma expresa antes de habilitarse.
- Usted puede ejercer su derecho de oposición (art. 16 LOPDP) escribiendo a hello@quartz-solution.com.
7.5. Sus derechos frente a estos tratamientos (art. 20 LOPDP)
Usted puede: solicitar una explicación motivada sobre la valoración automatizada que le afecte, presentar observaciones, solicitar los criterios de valoración del sistema, conocer los tipos de datos utilizados y su origen, e impugnar el resultado. Escríbanos a hello@quartz-solution.com.
Este derecho no se renuncia por la aceptación de estos términos.
8. Cuánto tiempo conservamos sus datos (art. 10 lit. i LOPDP)
| Tipo de dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Expedientes y documentos del proceso (como encargado) | Durante la vigencia del contrato con el cliente. Al terminar: devolución o eliminación según instrucción del cliente, dentro de [30] días |
| Metadata estadística del caso (anonimizada de forma irreversible respecto de las partes) | 10 años desde el cierre del caso, plazo alineado con el horizonte de prescripción de las acciones ejecutivas y ordinarias del artículo 2415 del Código Civil |
| Datos operativos de negociación (mensajes, transcripciones, clasificaciones) | Se eliminan junto con el expediente |
| Métricas de desempeño identificadas de mediadores | 24 meses; luego se agregan de forma irreversible |
| Actas y constancias suscritas | Conservadas por el Centro de Mediación conforme a su propia normativa; QUARTZ las elimina de sus sistemas al término del contrato |
| Datos de cuenta de usuario | Mientras la cuenta esté activa, más [12] meses |
| Datos de facturación y respaldos contables | [7] años, por obligación tributaria y societaria |
| Registros de seguridad y auditoría | [12] meses |
| Datos de prospectos y marketing | Hasta la revocación del consentimiento, más [6] meses de trazabilidad |
| Copias de respaldo | [14] días como mínimo, tras lo cual se sobrescriben |
Vencidos los plazos, los datos se eliminan de forma segura e irreversible o se anonimizan.
9. Sus derechos y cómo ejercerlos
Usted tiene derecho a: información (art. 12), acceso (art. 13), rectificación y actualización (art. 14), eliminación (art. 15), oposición (art. 16), portabilidad (art. 17), suspensión del tratamiento (art. 19) y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas (art. 20).
Cómo ejercerlos: escriba a hello@quartz-solution.com o a [dirección postal], identificándose e indicando el derecho que ejerce. El trámite es gratuito.
Plazos: atendemos las solicitudes de acceso, rectificación, eliminación y oposición dentro de quince (15) días (arts. 13 a 16 LOPDP) y los requerimientos generales dentro de diez (10) días término (art. 62 LOPDP).
Si somos encargados y no responsables, trasladamos su solicitud al cliente responsable dentro de las 48 horas y se lo comunicamos a usted, para que pueda dirigirse directamente a él.
Si no está conforme con nuestra respuesta, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) — [dirección y canales oficiales]. También puede acudir a la vía civil, penal o constitucional que estime pertinente.
Los derechos del titular son irrenunciables; es nula toda estipulación en contrario (art. 24 LOPDP).
10. Cookies y tecnologías similares
Utilizamos cookies técnicas (necesarias para el funcionamiento y la sesión) y, previo su consentimiento, cookies analíticas y de preferencias.
Las cookies no técnicas solo se instalan tras su aceptación expresa en el banner de consentimiento, que permite aceptar, rechazar y configurar por categoría con el mismo grado de facilidad. Puede revocar su consentimiento en cualquier momento desde [enlace al panel de configuración].
El detalle de cada cookie, su finalidad, titularidad y duración consta en la Política de Cookies disponible en [URL].
11. Seguridad de la información (arts. 37 a 41 LOPDP)
Aplicamos medidas técnicas, organizativas y jurídicas proporcionales al riesgo, entre otras: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por rol y mínimo privilegio, autenticación multifactor para accesos administrativos, registro y trazabilidad de accesos, seudonimización cuando es viable, respaldos periódicos con prueba de restauración, gestión de vulnerabilidades, acuerdos de confidencialidad con todo el personal y con los subprocesadores, y evaluación periódica de la eficacia de estas medidas.
Hemos implementado protección de datos desde el diseño y por defecto (art. 39) y realizamos evaluaciones de impacto (art. 42) sobre los tratamientos que presentan alto riesgo, en particular los que involucran elaboración de perfiles.
Ante una vulneración de seguridad:
- Si actuamos como encargados, notificamos al cliente responsable dentro de dos (2) días término desde que tengamos conocimiento (art. 43, inciso segundo, LOPDP).
- Si actuamos como responsables, notificamos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales y a la ARCOTEL dentro de cinco (5) días término (art. 43) y al titular afectado dentro de tres (3) días término cuando la vulneración conlleve riesgo para sus derechos (art. 46).
Ninguna medida de seguridad es infalible. Le pedimos custodiar sus credenciales y comunicarnos de inmediato cualquier acceso no autorizado.
12. Cambios a esta política
Las modificaciones sustanciales se comunicarán con al menos quince (15) días de anticipación por correo electrónico y aviso en la Plataforma. Cada versión se identifica con número y fecha, y las versiones anteriores permanecen accesibles en [URL].
13. Contacto
Canal de privacidad: hello@quartz-solution.com Consultas generales: hello@quartz-solution.com Dirección: [dirección completa], Quito, Ecuador
QUARTZ S.A.S. — RUC 1793235899001